Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan tehnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemayarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka tertentu. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna sejarah.

Demikian disampaikan Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY Budi Wibowo, SH, MM dalam sambutannya pada Launching Pameran Arsip dan Bedah Buku Naskah Sumber Arsip di Gedhung Sasono Hinggil Dwi Abad Alun Alun Selatan Yogyakarta pagi tadi Rabu (03/9).

Lebih lanjut dikatakan arsip bernilai guna kesejarahan yang terkandung dalam arsip statis tersebut perlu dilestarikan dan dipublikasikan kepada masyarakat agar keberadaannya bisa diketahui secara luas. Seperti yang telah diamanatkan dalam Undang Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 36 ayat (2) disebutkan bahwa lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi keasipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip. Sosialisasi antara lain dilakukan melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi. Sedangkan Perda Provinsi DIY Nomor 54 tahun 2007 pasal 27 mengamanatkan bahwa bidang arsip statis BPAD DIY mempunyai tugas menyelenggarakan promosi dan sosialisasi kearsipan.

Kegiatan tersebut dihadiri oleh Instansi pemerintah, kalangan mahasiswa, dan masyarakat umum. Sebagai nara sumber dalam bedah buku tersebut adalah Dr. Mutia Amini, SS, M.Hum dan DR. Sri Margana, M.Phil. Pada kesempatan tersebut juga diserahkan arsip foto kepada GBPH. H. Prabukusumo berupa : 3 lembar arsip foto rumah tinggal Sri Sultan Hamengku Buwono IX saat study di Universitas Leiden tahun 1934-193. Selain itu, Bapak Edhi Sunarso Seniman Patung menerima Arsip foto saat bersama dengan Presiden RI Soekarno, Presiden Rumania, Sri Sultan HB IX serta Paduka Paku Alam VII saat melihat gambar patung yang akat dibuat oleh Bapak Edhi Sunarso pada tahun 1962.(bin)