Laporan Reporter Tribun Jogja, Ekasanti Anugraheni

Senin, 9 Desember 2013 12:02 WIB

TRIBUNJOGJA.COM, YOGYA - Pemda DIY kini menerapkan sistem e-office dalam penataan administrasi perkantorannya. Ada lima intansi yang telah menerapkan sistem ini yakni Dinas Pendapatan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah (DPPKA) DIY, Badan Kepegawaian Daerah (BKD) DIY, Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) DIY, Sekretaris Dewan (Sekwan), Sekretaris Daerah (Sekda) dan asisten- asisten Sekda.

"Agenda kerja dan keperluan surat-menyurat jadi lebih efisien. Karena tidak perlu lagi fotokopi kertas. Paperless," ucap Kepala Biro Umum, Humas dan Protokeler Setda DIY Sigit Haryanta, Minggu (8/12).

Melalui program e-office, Sigit tak perlu susah payah memantau agenda kerja di tiap Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang biasanya tercatat di whiteboard. Anak buahnya tinggal mengumpulkan informasi mengenai agenda tiap SKPD, lalu disimpannya dalam server.

Semua pegawai dapat mengintip seluruh agenda di SKPD melalui monitor layar datar yang terpasang di sejumlah kantor kepala instansi. Materi yang terpampang di monitor itu juga bisa diintegrasikan dengan smartphone sehingga bisa dipantau langsung dimanapun kapanpun.

Program e-office atau Sistem Administrasi Perkantoran Daerah (Sisminkada) juga memuat beberapa fitur lainnya yakni surat masuk, surat keluar, meeting room, penghargaan dan tata naskah.

"Kalau ada keperluan surat menyurat, atau penandatanganan draft SK, bisa dipantau langsung disposisi surat sudah sampai dimana, sekda atau bahkan sudah sampai Gubernur. Tidak perlu mengecek secara manual," papar Sigit yang saat ini sudah mengintegrasikan ponselnya dengan e-office Pemda DIY.

Sigit mengatakan, program e-office itu sebenarnya sudah berjalan sejak 2005. Seiring berjalannya waktu, pihaknya bekerjasama dengan pihak ketiga terus mengupayakan pembenahan program agar bisa diakses dengan optimal, meliputi pengadaan software maupun hardware. "Termasuk pembelian monitor itu, per unit Rp 2 juta," tuturnya. (*)