BIRO UMUM HUMAS & PROTOKOL

Rapat dibuka pada pukul 13.15 WIB oleh Kepala Sub Bagian Tamu Biro UHP Setda DIY, Ibu R.Ay. Retna Ispudyastari. Agenda Penerimaan Kunjungan Korps Mahasiswa Ilmu Politik dan Pemerintahan (KOMAP), Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Gadjah Mada dilaksanakan pada Hari Jumat  Tanggal 31 Mei 2024 pukul 13.00 WIB di Gedhong Pracimasana Lantai 1 Sisi Barat, Komplek Kepatihan Yogyakarta. Penerimaan kunjungan dibantu oleh Satpol PP DIY, Bagian Rumah Tangga Biro UHP, Bagian Humas Biro UHP dan Bagian Protokol Biro UHP. Masing-masing pihak memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Satpol PP DIY bertanggung jawab dalam keamanan dan membantu mengarahkan kendaraan rombongan Korps Mahasiswa Ilmu Politik dan Pemerintahan (KOMAP), Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Gadjah Mada dari titik berhenti dan titik parkir kendaraan, serta mengarahkan para rombongan menuju tempat lokasi penerimaan kunjungan. Bagian Rumah Tangga bertanggungjawab mempersiapkan jamuan makanan dan minuman (snack) pada saat penerimaan kunjungan tanggal 31 Mei 2024 di Komplek Kepatihan, mempersiapkan sound system serta laptop (termasuk petugas operator) serta memastikan kelancaran penggunaan alat-alat tersebut. Bagian Hubungan Masyarakat bertanggungjawab mempersiapkan sambutan serta melaksanakan peliputan pada saat acara penerimaan kunjungan. Kemudian Bagian Protokol bertanggungjawab mempersiapkan keadministrasian (surat undangan rapat koordinasi, surat undangan penerimaan kunjungan, nota dinas menerima dan memberikan sambutan untuk pejabat penerima), mempersiapkan rapat koordinasi (paparan rapat, snack, bahan rapat), serta petugas MC, Penerima tamu, dan Pembawa Plakat, berikut mempersiapkan plakat serta kuesioner pelayanan keprotokolan pada saat penerimaan kunjunganInstansi terkait mempersiapkan materi yang berhubungan dengan tugas, fungsi dan peran Pemerintah Daerah DIY di bidang Politik dan Pemerintahan. (tpa)