BIRO UMUM HUMAS & PROTOKOL

Pada kesempatan hari Selasa, 7 November 2023 ini diadakan pertemuan pisah sambut dan perkenalan Bapak Plt Kepala Biro dengan dihadiri semua pegawai Biro Umum.  Hari Rabu tanggal 31 Oktober 2023 , Bapak Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta melantik Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama untuk mengisi formasi Pejabat Eselon II di lingkungan Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Kepala Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Setda DIY Drs. Imam Pratanadi, M.T. termasuk pejabat yang turut dilantik pada kesempatan tersebut.

Bapak Imam Pratanadi selaku Kepala Biro Umum yang lama menyampaikan hal-hal yang menjadi PR bagi pimpinan Biro Umum yang baru, meningkatkan dan mempertahankan capaian kinerja Biro Umum yang sempat anjlog diurutan ke-3 dari bawah dan saat ini sudah merangkak naik. Menjadi OPD yang melayani Pimpinan Daerah adalah sebuah tantangan tersendiri, diperlukan seni-seni melayani pmpinan yang spesial sebagaimana nama daerah yang disematkan sebagai Daerah Istimewa. Dari Bapak Plt yang baru memohon dukungan dari semua unsur yang ada di Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol untuk bersama-sama mengembalikan peringkat Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Setda DIY menjadi instansi dengan peringkat teratas untuk kinerja instansinya. Selain hal tersebut disampaikan pula untuk semua PNS Biro Umum untuk melakukan up-date riwayat diklat pada ASN MEMAYU / SIMPEG dalam rangka penilaian IP ASN DIY sebagaimana arahan Badan Kepegawaian Daerah DIY.

Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mendapatkan kunjungan kerja kearsipan dari Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur pada hari Jumat, 3 November 2023. Kunjungan kerja ini dilakukaan secara offline di Gedung Abimanyu Unit 9 lantai 3 dan dihadiri oleh Kepala Bagian Administrasi, Kepala Sub Bagian Tata Persuratan dan Arsip, Arsiparis beserta staf pelaksana bidang teknologi informasi.

Acara ini diawali dengan sambutan dari Kepala Bagian Administrasi Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol SETDA DIY, Ibu Tri Sumardiyati, S.I.P. Dalam sambutannya beliau menjelaskan susunan organisasi biro dan memperkenalkan peserta yang hadir dalam rapat. Kemudian dilanjutkan dengan sambutan dari Ibu Ir.Hj. Lisa Hasliana, M.Si selaku Kepala Biro Umum Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur. Dalam sambutannya beliau menjelaskan sedikit tentang IKN (Ibu Kota Negara) baru yaitu di Kalimantan, selain itu beliau juga menjelaskan tentang perekonomian di Kalimantan yang sebagian besar di topang oleh pertambangan.

Selanjutnya masuk ke sesi pemaparan materi yang dibawakan oleh Arsiparis Muda, Hendi Primawan, S.IP. Dalam pemaparannya, beliau menjelaskan mengenai pengelolaan arsip aktif dan inaktif di lingkungan Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol SETDA DIY, kemudian beliau juga menjelaskan mengenai peraturan daerah yang mengatur tentang 4 instrumen kearsipan di lingkungan SETDA DIY, yang Peraturan Gubernur DIY Nomor 16 Tahun 2023 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Gubernur DIY Nomor 70 Tahun 2019 Tentang Tata Naskah Dinas, Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 27 Tahun 2023 Tentang kode klasifikasi Arsip Pemerintah Daerah, Peraturan Gubernur DIY Nomor 87 Tahun 2019 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses arsip Dinamis, dan Pergub DIY Nomor 45 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Umum. Selain itu, beliau juga menjelaskan tentang aplikasi E-Office Sisminkada sebagai aplikasi yang digunakan dalam proses penginputan surat masuk dan keluar, disposisi dan pemberkasan arsip.

Setelah penyampaian materi acara dilanjutkan dengan tanya jawab sebagai salah satu wadah untuk sharing knowledge dan diskusi permasalahan yang terjadi di dalam implementasi kearsipan. Pertanyaan yang diajukan seputar aplikasi E-Office Sisminkada dan sistem penomoran antidatir yang di implementasikan oleh Biro UHP SETDA DIY. (AE)

Biro Umum, Hubungan Masyarakat, dan Protokol Setda DIY pada hari Jumat, 27 Oktober 2023 melaksanakan kegiatan jalan sehat. Kegiatan jalan sehat ini diikuti oleh seluruh pegawai dan rencana ke depannya akan diselenggarakan dengan penyelenggara per Bagian secara bergantian dengan tujuan meningkatkan kebugaran pegawai Biro UHP yang diharapkan dapat meningkatkan kinerja, menurunkan angka permohonan cuti yang dikarenakan sakit. Rute jalan sehat start dari pintu gerbang barat komplek kepatihan kemudian melewati titik nol dan berakhir melewati beringharjo. Kegiatan jalan sehat ini diharapkan dapat selalu dilaksanakan rutin setiap akhir bulan. (AE)

Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta mendapatkan kunjungan kerja kearsipan dari Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau pada hari Kamis, 2 November 2023. Kunjungan kerja ini dilakukaan secara offline di Gedung Abimanyu Unit 9 lantai 3 dan dihadiri oleh kasubag Tata Persuratan dan Arsip, Arsiparis beserta staf pelaksana bidang teknologi informasi.

Acara ini diawali dengan sambutan dari Kepala Biro Umum Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau. Beliau menjelaskan tentang kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau secara umum. Dilanjutkan dengan sambutan dan perkenalan dari Kepala Sub Bagian Tata Persuratan dan Arsip, Nur Adhib Angayomi, S.S, M.A. Kemudian dilanjutkan pemaparan dari Arsiparis Muda, Hendi Primawan, S.IP. Dalam pemaparannya, beliau menjelaskan mengenai pengelolaan arsip aktif dan inaktif di lingkungan Biro Umum, Hubungan Masyarakat dan Protokol SETDA DIY, kemudian beliau juga menjelaskan mengenai peraturan daerah yang mengatur tentang 4 instrumen kearsipan di lingkungan SETDA DIY, yang Peraturan Gubernur DIY Nomor 16 Tahun 2023 Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Gubernur DIY Nomor 70 Tahun 2019 Tentang Tata Naskah Dinas, Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 27 Tahun 2023 Tentang kode klasifikasi Arsip Pemerintah Daerah, Peraturan Gubernur DIY Nomor 87 Tahun 2019 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Dan Akses arsip Dinamis, dan Pergub DIY Nomor 45 Tahun 2009 tentang Jadwal Retensi Arsip Umum. Selain itu, beliau juga menjelaskan tentang aplikasi E-Office Sisminkada sebagai aplikasi yang digunakan dalam proses penginputan surat masuk dan keluar, disposisi dan pemberkasan arsip.

Setelah penyampaian materi acara dilanjutkan dengan tanya jawab sebagai salah satu wadah untuk sharing knowledge dan diskusi permasalahan yang terjadi di dalam implementasi kearsipan. (AE)